2026年 オススメの ワークフロー管理ツール 39選（無料・有料・比較付き）
ワークフロー管理ツールの選び方ガイド
価格・料金の目安
ワークフロー管理サービスの費用は、提供される機能、ユーザー数、導入規模によって大きく異なります。 シンプルなタスク管理ツールは無料のものから月額数百円程度のものまでありますが、高度な自動化機能や連携機能を持つエンタープライズ向けサービスは、月額数万円から数十万円、場合によっては年間契約で数百万円規模になることもあります。 ユーザー数やデータ容量に応じた従量課金制を採用するサービスも多いです。導入費用として、初期設定費用やコンサルティング費用などが別途発生する場合もあります。 無料プランを提供しているサービスもありますが、機能制限があることが多いです。
ワークフロー管理ツールのサービスを選ぶ際に注目する点
サービス選びの注意点とバイヤーズガイド
ワークフロー管理ツールに関する製品やサービスを選ぶ際には、事前のリサーチと注意深い検討が重要です。以下のポイントを押さえることで、失敗を避け、最適な選択ができるでしょう。
ニーズを明確にする
まず、自分がそのサービスを利用する目的や期待する効果を明確にしましょう。具体的な利用シーンや必要な機能をリストアップすると、候補を絞り込みやすくなります。
口コミや評判をチェックする
公式サイトの情報だけでなく、第三者のレビューや口コミを参考にしましょう。他の利用者の経験談は、予期せぬメリットやデメリットを知る手がかりになります。ただし、すべての意見を鵜呑みにせず、複数の情報源を比較することが大切です。
価格とコストパフォーマンスを比較する
価格だけで選ぶのではなく、提供される機能やサポート内容とのバランスを考慮しましょう。無料プランや試用期間がある場合は、まず試してみて自分に合うか確認すると安心です。
サポート体制を確認する
サービス利用中に問題が発生した際、迅速かつ適切なサポートが受けられるかは非常に重要です。サポートの対応方法（メール、チャット、電話など）や対応時間を確認しておきましょう。
契約条件や解約ポリシーを確認する
サービスの契約条件や解約時の手続きについても事前に確認しておきましょう。特に自動更新や解約金に関する記載は見逃さないようにしてください。
向いている人
- 拠点や部署が分散しており、紙の書類の郵送や「ハンコ待ち」のために意思決定が遅れている状況を改善したい。
- 誰が・いつ・何を決裁したかを明確に残し、上場準備や内部統制の強化をITの力で効率的に進めたい。
- リモートワークを推進しており、自宅からでも社内のあらゆる申請・承認フローを完結させたい。
向いていない人
- 社員数が数名程度で、口頭での確認やチャットのみで意思疎通と決裁が十分かつ安全に機能している。
- 承認ルートが極めて流動的で、その都度相談しながら決めるような「ルール化しにくい」柔軟な運用を最優先している。
- 導入費用や毎月のライセンス料、管理者の運用工数を捻出できるだけの申請ボリュームがない。
サービス一覧
主要機能・特徴
比較対象となる目安の機能や、求められる一般的な特徴を挙げています
- 備品購入、経費精算、休暇届など、社内のあらゆる申請書類をデジタル化する入力フォーム作成。
- 申請内容や金額に応じて、承認ルートを自動で分岐させたり、複数の承認者を設定したりする経路定義。
- PCだけでなくスマートフォンからも申請や承認が行え、外出先や移動中でも業務を止めないモバイル対応。
- 承認待ちの案件がある際、メールやチャットツール（Slack/Teams等）へ即座に通知を飛ばすアラート機能。
- 申請が今誰のところで止まっているのか、現在の進捗状況をリアルタイムで視覚的に確認できるステータス管理。
- 誰が・いつ・どのような判断を下したかの証跡を記録し、改ざん防止や内部統制を強化する監査ログ。
- 会計ソフトや人事労務システムと連携し、承認済みのデータを二重入力なしで他システムへ受け渡す外部連携。
- 過去の申請データを条件（日付、申請者、項目等）で絞り込み、必要な情報を素早く取り出す検索・抽出。
- 組織改編や人事異動に伴う承認ルートの変更を、一括設定や予約更新でスムーズに反映させる組織管理。
- 未承認のまま放置されている案件に対し、承認者へ自動で催促メールを送信する督促機能。
よくある質問
導入や検討時によく寄せられる質問をまとめました。気になる項目をクリックしてご確認ください。
このカテゴリーが必要になる利用シーン
ワークフロー管理ツールの導入が必要となるのは、主に「意思決定のスピードアップ」と「ガバナンスの強化」を両立させたい場合です。
社員数が増え、拠点が分散してくると、紙の書類では郵送の手間や「誰の机で止まっているか不明」といった停滞が発生します。ツールを導入すれば、外出先からスマホで承認が可能になり、停滞のボトルネックを可視化できます。また、上場準備や内部統制の観点から「誰がいつ承認したか」の証跡を正確に残す必要が生じた際も、デジタル管理は不可欠です。さらに、経費精算や人事申請などのデータを他システムと連携させることで、事務部門の二重入力の手間を省き、入力ミスを防ぎたいケースでも非常に効果的です。
サービスの導入や使用時によくあるトラブル
当サイトの口コミ内容や利用シーンを踏まえ、編集部視点で整理した、よくあるトラブルや注意点を紹介しています。
- 承認ルートの設定が複雑すぎて、意図しない担当者に回ったり、特定の役職者のところで決済が完全に止まったりするデッドロック。
- 入力フォームの項目が多すぎたり、UIが直感的でなかったりすることで、現場の社員が操作を覚えられず結局「紙」に戻ってしまう形骸化。
- 組織変更や異動の際の設定更新が追いつかず、旧部署の承認者に申請が届き続けてしまうメンテナンス遅延。
- 会計システム等との連携設定が甘く、データ出力時にエラーが多発し、結局手動での修正作業が発生する二度手間。
- クラウドサービスの障害時に、一切の社内決裁がストップしてしまい、急ぎの支払いや契約が滞るビジネスリスク。
- 「承認ボタン」を押すことが形骸化し、内容を精査せずに決済されることで、本来防ぐべき不正やミスが見逃される運用の形骸化。
関連するカテゴリー
プロジェクト管理ツール
ワークフロー管理ツールは、業務の流れや承認プロセスを定義・可視化する点でプロジェクト管理ツールと密接に関係します。プロジェクト管理が「何を・いつまでに・誰が行うか」を管理するのに対し、ワークフロー管理は「どの順序で・どの条件で進むか」を整理します。両者を併用することで、タスク進行と業務ルールを同時に管理でき、属人化の防止や進行ミスの削減に役立ちます。
マーケティングオートメーションツール
オートメーションツールは、ワークフロー管理で定義した業務を自動実行するための補完的な存在です。申請承認後の通知送信やデータ登録などを自動化することで、手作業を減らし業務効率を高めます。ワークフロー管理が「設計」、オートメーションが「実行」を担い、定型業務の省力化を目的に一緒に利用されることが多いカテゴリーです。