M-Files

サービス概要

M-Filesは、情報およびドキュメントの管理、整理、追跡において企業を支援するように設計されています。さまざまな分野の大小さまざまな企業に最適です。このシステムは、モバイルの最適化、バージョン管理、電子署名のサポート、ドキュメントテンプレート、オフラインアクセス、権限管理、自動ワークフローなど、あらゆる組織にメリットをもたらす無数の機能をホストしています。特に、ドキュメントタイプ、名前、キーワードなどに基づいてドキュメントを効率的に検索する検索エンジンが付属しています。

Mファイルを使用すると、ユーザーはドキュメントのテキスト内を検索することもできます。ソリューションにはワークフロー自動化ツールがあり、その良い例は、ドキュメントの変更がレビューまたは承認を必要とするときはいつでも関連ユーザーに通知することです。ユーザーは、共同編集機能を使用して、招待状を送信し、同時にドキュメントを編集できます。このツールは、Microsoft Dynamics、Salesforce、SAP、NetSuiteなどの一般的なアプリとシームレスに統合されます。

M-Filesには、エンタープライズグレードの情報管理資産も多数付属しています。組織内では、主要な利害関係者やチームメンバー間と同じように、情報を安全な方法で共有できます。重要なユーザーはビジネス上の重要な決定を行いながら、必要な情報を見つけて追跡し、それを使用してコンテンツベースの要件を満たすことができます。 

オンプレミス、クラウド、またはハイブリッド展開システムを介して柔軟に使用でき、ユーザーが操作しやすいインターフェースを提供します。M-Filesは、ドキュメント管理、コンテンツ管理、統合、バージョン管理などのさまざまな管理ツールを使用して、検索や保存を心配することなく、企業が日常的に数百または数千のファイルを作成できるようにします。

特徴

M-Filesはすべてのドキュメント管理要件をカバーし、チェックしないままにしておくと組織のドキュメント管理プロセスに大混乱をもたらす可能性がある問題の解決に役立ちます。ソフトウェアには、これらの問題を回避するのに役立つ利点があります。それらの一部を次に示します。

中央情報リポジトリ

このシステムはすべてのドキュメントの中央ストレージとして機能し、ユーザーはドキュメントを検索して見つけ、最後に編集したユーザーを特定できます。すべてのドキュメントは整理され、簡単にアクセスできるため、保存された場所やバージョンを覚えておく必要がありません。ドキュメントの保存はかなり簡単です。必要なことは、ドキュメントを保存してコンテンツタイプを指定することだけです。ドキュメントの検索も簡単で、システムは常に適切なドキュメントを見つけます。

使いやすさ

ダッシュボードの操作は非常に簡単で、急な学習曲線は必要ありません。これは、プラットフォームがWindowsエクスプローラと直接統合されているためです。ドキュメントストレージシステムには、ドラッグアンドドロップ機能もサポートするディスクドライブと同じようにアクセスできます。この機能を補完するために、ベンダーは製品を非常に使いやすくしました。基本的に個人の働き方に準じており、マニュアルを参考にすることなく使用できます。

ドキュメントのセキュリティ

ほとんどの人は、誰も編集せずにドキュメントを安全に保つことを望んでいるのは事実です。Mファイルは、更新中にシステムでドキュメントをチェックアウトするだけでドキュメントを保護できます。誰もがあなたが加えた変更を見ることができ、適切な許可が与えられれば追加の編集を行うことさえできます。これとは別に、古いドキュメントバージョンを保持し、必要に応じて戻すことができます。

ドキュメントの共有

内部と外部の両方でのドキュメント共有は避けられません。M-Filesがそれを可能にするのは良いことであり、ユーザーがすべてを整理して合理化しながら、ユーザーがドキュメントを外部のパーティーや同僚と共有できるようにします。また、このソリューションでは、任意のドキュメントへの直接リンクを送信できるため、電子メールの添付ファイルを送信する必要がなくなり、常に更新され続けます。ロールベースおよびメタデータベースのセキュリティにより、ソフトウェアは特定のドキュメントへのアクセスを制限および有効化できるため、関連するユーザーのみが特定のファイルを表示できるようになります。

動的ビュー

Mファイルは、データを自動的に整理できる仮想フォルダーを生成します。これらのフォルダを使用すると、アイテムを簡単に管理および表示できます。ドキュメントビューも、作業方法に最適な方法で実行されます。さらに、ユーザーは連絡先や請求書を含む事実上すべてのデータを表示できるため、ビジネス全体を完全に把握できます。さらに優れているのは、iOS、Windows、Androidで動作するモバイルデバイスからすべてを表示できることです。

機能

• メール通知
• 動的ビュー
• リモートモバイルアクセス
• ファイルのスキャンとキャプチャ
• CRM、会計、ERP統合
• 共有可能なリンク
• ワークフローの自動化
• アクセス許可
• ログと監査証跡
• チェックアウトおよびチェックイン機能
• 「全文検索」とメタデータ検索
• 自動バージョンの命名と番号付け
• フィルターとソート機能
• MファイルオープンAPI
• バージョン管理
• Windows Active Directoryのサポート
• Windowsアプリケーションの統合
• 業界規制への準拠
• Mファイルのハイパーリンクとショートカット
• フォルダなし
• より高速な検索
• 使い慣れたユーザーインターフェイス
• オフィス統合
• シェア/ソーシャル
• モバイル向けに最適化
• ワークフロー
• ドキュメントテンプレート
• ユーザー権限
• スキャンとOCR
• 注釈
• コンプライアンス